Миф о сложности внедрения СОД: как техзаказчику легко решить проблемы с помощью среды общих данных LITEBIM Docs

Представим ситуацию: документы по проекту хранятся на облачном диске (Яндекс.Диск, Google Docs) или в корпоративной локальной сети, к которой есть доступ у всех сотрудников. А функционал разграничения прав доступа в вышеупомянутых сервисах ограничен. Поэтому под каждого контрагента необходимо создавать отдельную папку, откуда впоследствии документация неконтролируемо копируется.

В один момент оказывается, что актуальный комплект чертежей по архитектуре называется «ПД_АР.01_планы от 31.08.2023_ФИНАЛ_корректировка», и сложно определить, кто и когда его отправил, сохранил и согласован ли он. За решением вопроса, как правило, обращаются в мессенджер, где становится известно о неактуальности документа. Поиски продолжаются в ящике электронной почты, где может оказаться письмо с замечаниями. Уходит время на проверку наличия правок в новом документе. В описанной ситуации на поиск нужной информации может быть потрачено около 2-3 часов.

Если этот пример чем-то напоминает процессы в вашей компании, данная статья точно будет вам полезна.

Что могло послужить причиной подобной ситуации? Здесь можно выделить 3 основных пункта:

1. Отсутствие централизованного доступа к актуальным данным проекта.
2. Сложность координации большого количества команд и подрядчиков.
3. Множество используемых и не связанных друг с другом систем.

Решение у всех этих проблем одно: использование среды общих данных (СОД), или, иначе говоря, перевод всего документооборота и коммуникации в одну систему. Простую, не требующую сложной настройки, недорогую, гибкую и безопасную. Именно такой средой общих данных является продукт LITEBIM Docs. Давайте на его примере рассмотрим пошаговый алгоритм, который поможет решить вышеописанные проблемы без ущерба для текущих проектов.

Вы осознали, что нужно привнести изменения. С чего же стоит начать?

1. Создайте структуру папок

Если у вас в компании уже есть принятый регламент структуры по проекту — используйте его. Если нет — вы можете воспользоваться предложенным шаблоном в системе или найти подходящий вариант в открытых источниках. Например, вот этот.

2. Создайте роли

Ролевая модель удобна тем, что все процессы в системе не связаны с конкретными людьми — это подходит для крупных проектов, где действующие лица могут меняться. Если у вас небольшая и стабильная команда, этот шаг можно пропустить.

3. Добавьте пользователей

Если принято решение использовать роли на предыдущем шаге, то лучше добавить пользователей после настройки разрешений (пункт 4). В ином случае можно добавлять сотрудников и представителей контрагентов и начинать работу.

4. Настройте разрешения у папок

Главное преимущество СОД перед другими хранилищами данных — возможность настроить различные уровни доступа к каждой папке для определенных пользователей. Можно привязать разрешение к ролям или к конкретным сотрудникам. Таким образом, хранение будет централизованным, и все контрагенты будут загружать документацию в систему, при этом не мешая друг другу.

На этом шаге можно считать, что вы уже настроили проект и готовы к дальнейшей работе. Такая настройка не займет много времени, так как интерфейс системы интуитивно понятен и прост. Здесь нужно учесть, что данные временные затраты являются единоразовыми и не превышают тех, что сотрудник тратил до этого на выяснение текущей ситуации по проекту. Экономия времени в данном случае очевидна.

Последующие пункты алгоритма — это уже регулярные действия пользователей в системе. Когда они встроятся в ежедневные обязанности сотрудников, работать над проектами станет проще и эффективнее.

5. Загружайте документы в систему

В ней поддерживается версионность: загрузите документ с тем же названием в ту же папку, и он появится в новой версии. При этом предыдущие варианты вы не потеряете — их всегда можно посмотреть и скачать.

6. Ведите всё общение прямо в системе

Чаты позволят сотрудникам обсуждать вопросы по проекту прямо в системе, ссылаясь на загруженные в папку или сообщения файлы. Для тех, у кого коммуникация организована в рабочем чате в Telegram, есть уникальная возможность интегрировать его с системой, после чего сообщения будут транслироваться в обе стороны. Таким образом, вся координация будет осуществляться из одной точки, и информация не потеряется.

7. Ставьте задачи и отслеживайте их выполнение

Система поможет контролировать процессы, проходящие в ней, так как по каждому замечанию и согласованию автоматически будут создаваться задачи. Кроме того, пользователь может создать любую задачу самостоятельно.

8. Создайте шаблоны согласований и используйте их для утверждения документации

Чтобы всегда иметь информацию о статусе версии документа, необходимо согласовывать их в системе. Все решения и замечания сохраняются и привязываются к версии документа, что позволяет легко отследить изменения.

9. Создавайте замечания из документа

Благодаря встроенному инструменту для просмотра документов система позволяет создать замечание, не скачивая документ. После назначения ответственного автоматически создается задача, а замечание при необходимости можно обсудить в чате в системе.

10. Выгружайте отчеты для аналитики эффективности и принятия решений на её основе

Так как все процессы проходят через СОД, появляется возможность получать статистику по проектам и находить проблемные места.

Важно:

Для достижения максимальной эффективности необходимо договориться о правилах использования системы и зафиксировать их в виде регламента для сотрудников и контрагентов. Тогда использование СОД принесет максимальную пользу вашей компании.

Таким образом, вы можете убедиться в том, что усилия, затраченные на организацию работы в СОД по данному алгоритму, полностью оправданны. А эффективно выстроенная работа поможет сотрудникам сэкономить время для более важных задач.

Подписывайтесь на наш telegram-канал LITEBIM, чтобы не пропустить новые статьи, анонсы обновлений и другую полезную информацию!